První zaměstnanec: co si připravit

Prvního zaměstnance připravujte před prvním pracovním dnem. Nestačí po skončení měsíce poslat účetní jméno a částku k výplatě. Potřebujete dohodnout pracovní podmínky, splnit registrace a určit, kdo bude předávat podklady, podávat hlášení a platit odvody.

Od 1. července 2026 se zaměstnanec eviduje u ČSSZ ještě před zahájením práce. Starší návody s obecnou osmidenní lhůtou po nástupu už pro tento krok nestačí.

Přehled zachycuje pravidla účinná k 11. říjnu 2026, především pro běžný pracovní poměr. Zaměstnávání cizinců, mladistvých nebo práce se zvláštními riziky vyžaduje další posouzení.

Nejdřív si ujasněte práci a rozpočet

Domluvte druh práce, místo výkonu, den nástupu, pracovní dobu, hrubou mzdu a případné trvání na dobu určitou. Pracovní smlouva musí být písemná; druh práce, místo a den nástupu patří mezi její povinné náležitosti podle § 34 zákoníku práce.

Rozpočet není pouze čistá výplata. Počítejte s hrubou mzdou, povinnými odvody zaměstnavatele, náklady na dovolenou, vybavení a zpracování mezd. Výši nákladů nechte spočítat pro konkrétní pracovní vztah a situaci zaměstnance.

Nezaměňujte pracovní smlouvu s DPP nebo DPČ jen podle toho, který název se zdá jednodušší. I dohody mají pravidla a mohou zakládat registrační či vykazovací povinnosti.

Registrace v roce 2026: co neodkládat

Pro nového zaměstnavatele začínajícího po 1. červenci 2026 jsou důležité tyto kroky:

Termín zaměstnavatele vysvětluje ČSSZ v evidenci zaměstnavatelů. U zaměstnance lze při splnění podmínek využít předregistraci s menším rozsahem údajů a zbývající údaje doplnit do osmi dnů od nástupu. Tato varianta se netýká zahraničních zaměstnanců; postup a úplné přihlášení popisuje ČSSZ k evidenci před zahájením práce.

Od 1. dubna 2026 se registrace pro účely daně z příjmů ze závislé činnosti řeší prostřednictvím evidence u ČSSZ. Starý seznam úkonů s oddělenou registrací zaměstnavatele k této dani proto nepřebírejte bez kontroly. Změnu potvrzuje Finanční správa.

Praktický příklad: pokud má první zaměstnanec začít v pondělí, nedá se vše připravit až v neděli večer. Už registrace zaměstnavatele vyžaduje předstih v pracovních dnech. Podklady a odpovědnou osobu si proto domluvte dřív, než nástup definitivně potvrdíte.

Zdravotní pojišťovna zůstává samostatně

Zjistěte zdravotní pojišťovnu zaměstnance a vyřešte registraci zaměstnavatele u příslušné pojišťovny. U běžného zaměstnance se nástup oznamuje do osmi dnů; postup popisuje například VZP v povinnostech zaměstnavatelů.

JMHZ nenahrazuje všechna hlášení zdravotním pojišťovnám. VZP výslovně uvádí, že Hromadné oznámení zaměstnavatele a Přehled o platbě pojistného nelze podat prostřednictvím JMHZ. Od roku 2026 se tyto formuláře podávají elektronicky; přehled uvádí VZP u formulářů pro zaměstnavatele. Konkrétní způsob podání ověřte u pojišťovny daného zaměstnance.

Co připravit pro mzdovou účetní

Ještě před nástupem dohodněte bezpečný způsob předání a připravte:

• identifikační a kontaktní údaje zaměstnance v rozsahu potřebném pro evidenci a mzdy;
• informace o zdravotní pojišťovně, způsobu výplaty a dalších rozhodných okolnostech;
• pracovní smlouvu, mzdové podmínky, úvazek, rozvržení práce a datum nástupu;
• podklady k případnému Prohlášení poplatníka a uplatňovaným daňovým nárokům;
• informace potřebné pro posouzení zahraničního zaměstnání či dalších zvláštních situací.

Údaj o státním občanství sám neurčuje daňovou rezidenci. Neodvozujte proto jeden údaj automaticky z druhého. Mzdová účetní musí mít správné podklady i pro evidenci a daňové posouzení.

Citlivé osobní údaje nepište do veřejného kontaktního formuláře. Ten může sloužit k domluvení spolupráce; vlastní personální dokumenty předávejte dohodnutým zabezpečeným kanálem.

Nezapomeňte na bezpečnost a zdravotní způsobilost

Před začátkem práce vyřešte potřebné seznámení s pracovištěm a školení BOZP odpovídající skutečné práci a jejím rizikům. Obecný podpis na formuláři sám neřeší všechny povinnosti zaměstnavatele; jejich rámec stanoví zákoník práce, zejména § 103.

Povinnost vstupní pracovnělékařské prohlídky posuďte podle druhu a kategorie práce, rizik, věku a dalších podmínek. Neplatí jednoduché pravidlo „vždy pro každého“ ani „u kancelářské práce nikdy“. Vychází zejména z § 59 zákona o specifických zdravotních službách. Je-li u pracovního poměru prohlídka povinná, musí proběhnout před jeho vznikem. Rozhodující proto nemusí být až první skutečně odpracovaná směna.

Zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele

Už s prvním zaměstnancem řešte také zákonné pojištění odpovědnosti za pracovní úrazy a nemoci z povolání. Podle příručky MPSV vzniká přímo ze zákona, bez sjednání pojistné smlouvy.

Přesto je potřeba splnit oznamovací a platební povinnosti vůči příslušné pojišťovně. Kooperativa popisuje registraci nového zaměstnavatele a výpočet pojistného. S mzdovou účetní si potvrďte, kdo oznámení a platby zajistí; nejde o zdravotní pojištění zaměstnance.

První výplatou spolupráce nekončí

Každý měsíc potřebuje účetní včas docházku, absence, dovolenou, odměny, změny a další podklady. Určete také, kdo kontroluje výpočet, předává výplatní doklady a provádí platby.

Jednotné měsíční hlášení se standardně podává od 1. do 20. dne následujícího měsíce. Podání hlášení a zaplacení mezd, daní či pojistného jsou odlišné kroky. Do procesu patří kontrola přijetí podání i případných chyb.

Časté otázky

Když zaměstnám jen jednoho člověka, musím JMHZ řešit?

Ano. Velikost firmy sama o sobě tuto povinnost neruší. JMH se může týkat i zaměstnání bez účasti na nemocenském pojištění, takže nelze automaticky vynechat všechny dohody.

Zařídí mzdová účetní úplně všechno?

Rozsah spolupráce si domluvte konkrétně. Zpracování mezd samo nezajistí pracovní podmínky, skutečnou docházku nebo bezpečnost pracoviště. U každého úkonu musí být jasné, kdo jej provede a kdo dodá podklady.

Pokud první nástup plánujete, u služby mzdy můžeme nejprve projít termíny a rozdělit přípravu ještě před prvním pracovním dnem.