Jaké podklady připravovat pro účetnictví

Dobré podklady nemusí znamenat složitý systém. Pomůže jedno místo pro doklady, pravidelné předávání a krátká poznámka tam, kde by účetní musela hádat. Důležité je propojit, co jste pořídili nebo prodali, proč to souvisí s podnikáním a jak proběhla úhrada.

Nejdřív si ujasněte, jakou evidenci vedete

Seznam nebude stejný pro s.r.o. vedoucí účetnictví a pro OSVČ s daňovou evidencí. Ta sleduje příjmy, výdaje, majetek a dluhy pro stanovení základu daně. Při výdajovém paušálu zase potřebujete evidenci příjmů a pohledávek; případné povinnosti k DPH tím nezanikají. Rozdíly shrnuje Finanční správa v přehledu pro OSVČ.

Na začátku spolupráce proto účetní řekněte, jak podnikáte, zda jste plátci DPH, jestli zaměstnáváte lidi a které účty či prodejní systémy používáte. Podle toho vznikne seznam pro vaši situaci.

Co obvykle patří do pravidelného balíčku

Následující přehled je praktický základ. Ne každá položka se týká každého podnikatele.

Vydané faktury a opravné doklady. Také přehled nezaplacených faktur a vysvětlení zrušených či vrácených obchodů.
Přijaté faktury a účtenky. Celý čitelný doklad včetně příloh, které vysvětlují dodávku. U neobvyklého nákupu doplňte účel.
Bankovní výpisy. Ze všech účtů používaných k podnikání, včetně cizoměnových. Domluvte se na PDF a případném datovém exportu pro import.
Hotovost. Přehled příjmů, výdajů a skutečného zůstatku. Výběr peněz z bankomatu sám nevysvětluje jejich další použití.
Platební brány a tržiště. Vyúčtování prodejů, vratek, poplatků a převodů na bankovní účet. Samotná souhrnná platba od provozovatele obvykle nestačí.
Smlouvy a změny. Nový úvěr, leasing, nájem, pořízení či prodej majetku nebo změna podmínek stávající smlouvy.
Zásoby a zaměstnanci, pokud se vás týkají. Skladové přehledy či inventury podle domluveného postupu; mzdové podklady samostatně a bezpečně.

U platební brány je užitečné rozlišit tržbu, poplatek a částku skutečně poslanou na účet. Pokud je sloučíte do jediné částky, bude obtížnější vysvětlit rozdíly a správně navázat doklady.

Faktura a platba se doplňují

Bankovní výpis ukazuje pohyb peněz. Neříká však vždy, co jste nakoupili ani jak nákup souvisí s podnikáním. Faktura zase nemusí potvrzovat, že už byla zaplacena. Účetní proto potřebuje obě informace propojit.

Modelový příklad: koupíte kartou počítač používaný v kanceláři i doma. Předáte fakturu, označíte příslušnou platbu a popíšete smíšené využití. Účetní pak posoudí způsob zachycení a daňové souvislosti. Samotná platba podnikatelskou kartou ještě nezaručuje, že celá částka bude daňovým výdajem.

Soukromou platbu z podnikatelského účtu nezamlčujte. Stačí ji srozumitelně označit. Stejně tak upozorněte na podnikatelský nákup uhrazený ze soukromých peněz.

Jednoduchý systém, který se dá udržet

Vyberte jedno místo. Sdílená složka nebo účetní aplikace je přehlednější než doklady rozptýlené mezi e-maily a zprávami.
Domluvte termín a formát. Například pravidelný měsíční balíček a předání nových smluv průběžně. Jde o pracovní dohodu; zákonné lhůty musí účetní zohlednit zvlášť.
Pojmenujte soubory srozumitelně. Třeba datum, dodavatel a číslo dokladu. Číslo používejte i při doplňování chybějící přílohy.
Nedělejte z doplnění nový doklad. Napište, že jde o opravenou verzi nebo přílohu k již předané faktuře.
Veďte krátký seznam nejasností. Chybějící faktura, neznámá platba nebo nesouhlasící vyúčtování se řeší snáz, když nezapadnou.

U elektronických dokladů zachovejte původní soubor, například PDF nebo ISDOC. Při skenování papíru zkontrolujte čitelnost, všechny strany a oříznuté okraje. Fotografie sama o sobě není důvodem automaticky zahodit originál.

Na co se často zapomíná

Předplatné zahraničního softwaru, platby v cizí měně, vratky zákazníkům a nákupy na splátky předejte s vysvětlením. Účetní je potřebuje vidět včas, aby mohla posoudit související povinnosti.

Domluvte také archivaci a přístupy. Zákon o účetnictví rozlišuje druhy záznamů a dobu jejich úschovy; některé okolnosti ji mohou prodloužit. Pro všechny doklady proto neplatí jediná univerzální lhůta. Záloha má smysl jen tehdy, když soubory později skutečně otevřete — i po ukončení předplatného aplikace.

Časté otázky

Mohu poslat jen výpis z účtu?

Výpis je důležitý, ale běžně nenahrazuje podklady k samotnému obchodu. U konkrétní platby potřebujete doložit její obsah a souvislosti.

Co když doklad chybí?

Označte platbu a požádejte dodavatele o kopii. Účetní sdělte, co se stalo. Chybějící podklad nenahrazujte vlastní smyšlenou fakturou ani netvařte se, že platba neexistuje.

Musím účetní posílat své přihlašovací heslo?

Sdílení hesla není vhodný způsob spolupráce. Pokud aplikace umožňuje samostatný účet nebo omezený přístup pro účetní, nastavte jej. Citlivé podklady předávejte domluveným zabezpečeným kanálem.

Pokud si nejste jistí, kde začít, v rámci vedení účetnictví můžeme nejprve nastavit seznam podkladů a rytmus předávání podle vašeho podnikání.