Jak se připravit na změnu účetní

Při změně účetní je nejdůležitější, aby nová práce navazovala na tu dosavadní. Potřebujete vědět, co už je zpracované, co ještě chybí a kdo dokončí jednotlivé povinnosti. Samotná složka faktur k bezpečnému předání obvykle nestačí.

Musíte čekat na konec roku?

Přechod lze naplánovat i během roku. Přelom účetního období bývá organizačně přehlednější, ale není univerzálním povinným termínem změny. Rozhoduje stav evidence, rozpracované povinnosti a dohoda obou stran.

Nejdřív si přečtěte dosavadní smlouvu: výpovědní dobu, rozsah dokončovaných prací, způsob předání, případné poplatky i pravidla přístupu k programu. Současně nové účetní popište situaci včetně případných nedoplatků, chybějících dokladů nebo otevřené komunikace s úřady.

Předání účetnictví není automaticky kontrolou všech minulých let. Pokud potřebujete také prověřit historii nebo opravit chyby, domluvte tuto práci samostatně.

Co předat podle typu evidence

Pokud vedete účetnictví

Připravte zejména:

• poslední účetní závěrku a související přiznání včetně potvrzení o podání;
• účetní deník, hlavní knihu, účtový rozvrh a obratovou předvahu k dohodnutému datu;
• rozpis pohledávek a závazků, včetně záloh, neuhrazených položek a jejich návaznosti na účty;
• výpisy a zůstatky bankovních účtů, pokladny, úvěrů a dalších významných účtů;
• evidenci majetku, odpisové plány, inventurní podklady a skladové přehledy, pokud je používáte;
• podaná daňová přiznání a hlášení, podklady k nim a přehled dosud nesplněných povinností;
• smlouvy a doklady, které vysvětlují otevřené či dlouhodobé případy.

Seznam upravte podle toho, jaká agenda skutečně existuje. U plátce DPH budou důležité i související evidence; u firmy s úvěrem například splátkový kalendář a oddělení jistiny od dalších plateb.

Pokud jako OSVČ vedete daňovou evidenci

Potřebujete především evidenci příjmů a výdajů, majetku a dluhů, přehled pohledávek, poslední přiznání a navazující přehledy. Daňová evidence není zjednodušený účetní deník se stejnými požadavky jako účetnictví. Její obsah vymezuje přehled Finanční správy pro OSVČ.

Pokud uplatňujete výdajový paušál, nový zpracovatel potřebuje znát i tento způsob uplatnění výdajů. Nespoléhejte na to, že jej pozná z několika přijatých faktur.

Pokud máte zaměstnance

Předání musí navázat také na mzdovou a personální evidenci. Patří sem podklady potřebné pro pokračování mezd, dovolené, srážek, hlášení a ročního vypořádání. Rozsah si potvrďte s mzdovou účetní; citlivé údaje předávejte zabezpečeně a jen osobám, které je pro práci potřebují.

Sepište krátký předávací protokol

Nemusí mít mnoho stran. Měl by ale odpovědět na tyto otázky:

1. K jakému datu je evidence zpracovaná?
2. Jaké soubory, doklady a přehledy byly předány a v jakém formátu?
3. Co chybí, nesouhlasí nebo zůstává rozpracované?
4. Kdo podá která přiznání a hlášení a za jaké období?
5. Kdo vyřeší pozdě dodané doklady, opravy a dotazy úřadů?
6. Kdy a jak se změní oprávnění a přístupy?

U významných zůstatků nestačí jediná celková částka. Nová účetní potřebuje rozpis, aby mohla navázat jednotlivé pohledávky, závazky a další položky. Při převzetí se porovnají konečné a počáteční stavy; zjištěné rozdíly se zapíšou a přiřadí k dořešení.

Modelový příklad: přechod od listopadu

Dosavadní účetní zpracuje dohodnutý rozsah do konce října, nová naváže od listopadu. V listopadu ale přijde faktura za říjnovou dodávku.

Dobrý předávací postup předem určí, komu takový doklad poslat a kdo posoudí jeho zachycení, případně dopad do již podaných výkazů. O zařazení do období nerozhoduje pouze den, kdy jste e-mail přeposlali.

Bez této dohody může faktura zůstat nezpracovaná nebo se objevit dvakrát. Podobně je potřeba rozdělit roční závěrku: konec spolupráce v říjnu sám neříká, kdo ji připraví.

Přístupy a odpovědnost nepřecházejí samy

U účetního systému domluvte čitelné exporty a podle možností také přenos dat. Ověřte, že soubory lze otevřít a že v nich nejsou jen souhrnné částky. Nárok na konkrétní proprietární zálohu či licenci nelze bez znalosti smlouvy automaticky předpokládat.

Plné moci a oprávnění zkontrolujte samostatně. Nové účetní zřiďte vlastní přístup; nepředávejte své osobní heslo do datové schránky nebo bankovnictví. Staré přístupy ukončete v návaznosti na dokončení dohodnutých úkonů, aby nevznikla mezera ani zbytečně otevřený přístup.

Účetní jednotka může vedením účetnictví pověřit jinou osobu, ale podle § 5 zákona o účetnictví se tím nezbavuje odpovědnosti za jeho vedení. Předání proto není jen organizační záležitost mezi dvěma účetními.

Časté otázky

Co když část podkladů nedostanu?

Sepište, co chybí, za jaké období a kdo to má dodat. Nová účetní posoudí, na co lze navázat a co je nutné doplnit. Chybějící evidenci nelze považovat za vyřešenou pouhou změnou zpracovatele.

Stačí PDF sestavy?

Pro některé účely ano, ale při větším objemu práce může být potřebný také datový export. Formát dohodněte ještě před ukončením původní spolupráce a vyzkoušejte jeho použitelnost.

Co mám připravit na první schůzku?

Popis podnikání, typ evidence, poslední přiznání nebo závěrku, počet dokladů, informace o DPH a zaměstnancích a seznam nejasností. Osobní údaje zaměstnanců na úvodní nezabezpečený e-mail neposílejte.

Při převzetí účetnictví můžeme nejprve projít stav podkladů a sestavit konkrétní plán předání.